Członkowie ABPCO, którzy wzięli udział w niedawnym okrągłym stole, uznali, że konferencje powinny koncentrować się na wymianie wiedzy i nauce, argumentując jednocześnie, że przychody z wystaw towarzyszących są często kluczowe dla sukcesu wydarzenia.
Jak komentuje Therese Dolan, współprzewodnicząca ABPCO: „To walka między treścią a konsumpcjonizmem, która musi rozpocząć się od komunikacji i dogłębnego zrozumienia odbiorców. Kluczową kwestią jest zapewnienie wartości dla wszystkich. Treść jest zwykle czynnikiem wpływającym na frekwencję delegatów, ale wystawcy muszą zobaczyć wzrost liczby odwiedzających i zwrot z inwestycji. Konferencjom stowarzyszenia często towarzyszy wystawa, ponieważ stanowi ona wartość dodaną dla uczestników, jednocześnie przynosząc dochody, z których korzysta całe stowarzyszenie, a czasami sami delegaci w postaci obniżonych opłat konferencyjnych.
Wydarzenia okrągłego stołu ABPCO stanowią dla członków forum do gromadzenia i dzielenia się złożonymi pomysłami i wyzwaniami w bezpiecznym i prywatnym środowisku. Wydarzenie odbyło się w Crowne Plaza London – The City. Wzięło w nim udział wiele wewnętrznych PCO, które chciały jak najlepiej wykorzystać swoje konferencje i wystawy. Kluczowe wyniki obejmowały:
• Potrzeba, aby wystawy i ich dochody były postrzegane jako kluczowa część biznesplanu i przychodów stowarzyszenia.
• Większe ułatwienie wprowadzenia się między uczestnikami a wystawcami przez organizatorów.
• Język, który odzwierciedla znaczenie wystawców - partnerzy lub sponsorzy są postrzegani jako mający większą wartość.
• Potrzeba zrozumienia przez delegatów wagi wystawy.
• Znaczenie trafności - zarówno pod względem wiedzy przekazywanej podczas konferencji, jak i doboru wystawców.
• Wyzwania, jakie zgodność opieki zdrowotnej może postawić na wystawie.
Shaun Hinds, dyrektor generalny Manchesteru Central, przewodniczył dyskusji i dodał: „Wydarzenie było prawdziwym sukcesem, wywołując wiele interesujących dyskusji. Jako miejsce, które jest uprzywilejowane do organizowania wielu wiodących konferencji stowarzyszeniowych w Wielkiej Brytanii, dostarczyło nam nieocenionych informacji na temat tego, w jaki sposób możemy pomóc organizatorom w rozwoju i zapewnianiu udanych kongresów rok po roku. ”
Therese podsumowuje: „Ostatecznie do organizatorów konferencji należy zapewnienie sukcesu zarówno konferencji, jak i wystawy. To wydarzenie przy okrągłym stole, podobnie jak wiele innych, obejmowało ogromną ilość treści w krótkim czasie i zapewniło wszystkim uczestnikom cenną wiedzę. Było jednak jasne, że najważniejszą częścią całego procesu była potrzeba gromadzenia się i komunikowania społeczności. Co, prawdę mówiąc, jest kluczowym elementem każdego udanego wydarzenia.”
